Tata Urutan Pelayanan yang diberikan oleh Reception bagian 1

Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut:

A. Registrasi

Registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan menginap di hotel. Dengan registrasi seorang bisa teridentifikasi keberadaan dan statusnya,oleh karena itu registrasi merupakan suatu keharusan. Dalam melakukan registrasi atau pendaftaran tamu, formulir utama yang digunakan yaitu registration card/registration form., di dalam registration card ada beberapa unsur dasar yang merupakan isi formulir dan menunjukkan data dan identitas tamu. Unsur unsur utama yang ada didalamnya adalah:nama tamu lengkap tamu yang menginap, alamat lengkap rumah atau kantor, tempat dan tangal lahir, nomor kartu pengenal (KTP, SIM, Passport) serta tanggal dikeluarkannya, cara pembayaran, tanggal kedatangan & keberangkatan, jumlah tamu, permintaan yang khsus, nama perusahaan dan tanda tangan tamu serta inisial petugas reception. 

Registration form

Dalam penerapannya dilapangan, regristrasi bisa diterapkan secara beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar benar harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan kemudian tamu baru bisa mendapakan kunci kamar. Ada juga yang fleksibel, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih bisa diterima. Administrasi dalam registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit. Jika dihubungkan dengan layanan kepada tamu, maka penerapan secara kaku akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik, antara lain: 

a. Proses check-in menjadi lama

b. Berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu

c. Tamu merasa dicurigai

d. Staff di front office dianggap tidak professional oleh tamu.

Sebagai langkah antisipasi bisa dilakukan untuk mengantisipasi hal diatas antara lain :

1. Membuat program speedy check-in, yaitu proses check-in dilakukan secara cepat, tidak bertele-tele. (registrasi bisa dilakukan dalam perjalanan dari bandara ke hotel).
2. Menyesuaikan kondisi tamu, jika sangat lelah sehabis perjalanan panjang bisa registrasi di kamar.
3. Jika seorang tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka segala formulir dan persyaratannya sudah disiapkan sehingga registrasi hanya mengisi beberapa data saja.

B. Check-in

Proses check-in merupakan bagian didepan dalam proses urutan layanan tamu. Idealnya, sebelum menginap, tamu harus melakukan check-in terlebih dahulu. Hanya saja metoda check-in ada bermacam- macam. Ada yang konvensional, artinya seperti check-in pada umumnya, ketika tamu yang akan menginap telah tiba di lobby, maka akan disambut oleh doorman, bellman dan GRO dan tamu akan menuju ke receptionist counter. Di sana tamu akan disambut untuk ditanya apakah sudah melakukan reservasi sebelumnya. Jika semuanya telah diketahui, maka proses check-in akan berlangsung yaitu tamu mengisi registration card dan membubuhkan tanda tangannya di sana serta memberikan deposit atau barang yang menunjukkan identitas tamu, apakah berupa passpor atau KTP/SIM. Karena pemakaian kamar di hotel adalah bersifat sementara, tidak seperti membeli tempat tinggal tetap di apartemen maupun real estate. Check in di hotel, hanya sampai pada waktu atau periode tertentu, jadi tamu juga akan menyelesaikan segala sesuatunya dalam waktu tertentu juga. Jika tidak ada proses check-in maka pihak hotel akan mengalami kesulitan dalam membukukan kapan tamu mulai masuk di hotel, kapan akan pulang, apakah rencana tinggalnya diperpanjang atau tidak, apakah selama tinggal di dalam hotel apakah tamu mengkonsumsi makanan, memakai fasilitas ballroom, membeli barang di drug store, meminum dan memakan di bar atau lounge, dsb. Itu semua terkait dengan deposit, kartu identitas dan tanda tangan otorisas tamu. Kegunaan lain dari data itu semua adalah untuk statistik hotel sebagai bahan evaluasi tentang asal dan kenegaraan tamu, tujuan tamu serta rata rata lama tinggal tamu.

C. Penetapan harga kamar

Tarip kamar adalah satuan harga sewa sebuah kamar untuk satu malam.Sebagai kesatuan harga, tarif kamar dibedakan menjadi:

1.Tarip kamar ”Per-room Tariff” : harga kamar yang dipandang sebagai satu kesatuan harga bukan atas jumlah tamu yang menempati kamar. Dalam hal ini kamar dibedakan menurut jenisnya, fasilitasnya, lokasi, pemandangan dll.

2.Tarip kamar “Per-person Tariff” : harga kamar dikenakan sesuai dengan jumlah tamu yang menempatinya .

*dari berbagai sumber