Definisi Room Status adalah System komputerisasi yang dipergunakan dalam operasional hotel bertujuan untuk memperlancar dan mempermudah proses operasi suatu hotel, yaitu teknologi komputerisasi yang mampu menawarkan berbagai kelebihan dibandingkan cara-cara konvensional sehingga pengelolaan hotel menjadi lebih mudah, simple dan minim kesalahan.
Software Hotel banyak di kempangkan oleh ahli-ahli IT yang satu sama lain mempunyai kelebihan masing masing dengan harga yang bervariasi. Software hotel seharusnya memberikan solusi bagi semua kebutuhan operasional suatu hotel. Beberapa hotel software yang terkenal dan banyak dipergunakan adalah opera, Fidelio,Myoh, His, dan lain-lain.
Pada tulisan ini, pembahasan yang dibuat merupakan istilah- istilah umum yang sering dipakai dalam operasional hotel mengenai code dan pengertian dari room status, antara lain:
O = Occupeid :
Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel.
OC = Occupeid Clean :
Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel pada kamar yang bersih.
OD = Occupeid Dirty :
Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel pada kamar yang kotor. Ini terjadi akibat perubahan status dari OC ke OD setelah melewati satu malam stay.
V = Vacant :
Sebutan bagi kamar yang kosong.
VC = Vacant Clean :
Kamar yang kosong dengan keadaan bersih.
VD = Vacant Dirty :
Kamar yang kosong dengan keadaan kotor. kamar kotor dapat terjadi karena tamu yang sudah check out atau program cleaning dari housekeeping.
VCI = Vacant Clean Inspected :
Kamar kosong yang sudah dibersihkan dan diperiksa oleh floor supervisor dan siap untuk menerima tamu (dijual).
Comp = Compliment :
Kamar yang terigester oleh seorang tamu, namun kamar tersebut free of charge (gratis).
HU = House Use :
Kamar yang teregister atas nama seseorang dari manajemen atau karyawan yang dipergunakan sebagai tempat tinggalnya.
DND = Do not Disturb :
Suatu tanda yang dibuat oleh tamu untuk tidak diganggu.
SO = Sleep Out :
Seorang tamu yang masih teregister, namun kamar tidak dipergunakan karena tamu tesebut harus meninggalkan hotel beberapa hari.
Skip = Skipper :
Tamu meninggalkan hotel sebelum melunasi semua kewajibannya .
OS = Out of Service :
Kamar yang memerlukan perbaikan ringan, biasanya lama perbaikan kurang dari satu hari, status ini dapat terjadi karena kerusakan atau program cleaning dari housekeeping. Out of service tidak mengurangi room availability.
OO = Out of Order :
Kamar yang memerlukan perbaikan yang serius, biasanya lama perbaikan lebih dari satu hari. Status ini dapat terjadi karena kerusakan di kamar atau progam cleaning dari housekeeping. Out of order mengurangi room availability.
DO/ED = Due Out / Expected Departure :
Daftar kamar-kamar yang diharapkan untuk check-out hari ini sesuai dengan tanggal departure.
EA = Expected Arrival :
Daftar nama-nama tamu yang diharapkan tiba hari ini.
CO = Check Out :
Tamu yang sudah meninggalkan hotel hari ini setelah melunasi semua kewajibannya termasuk menyerahkan kunci yang dipakai ke front office.
LCO = Late Check Out :
Permintaan tamu untuk meninggalkan hotel lebih lambat dari waktu check out yang ditentukan.
ONL = Occupeid no Luggage :
Seorang tamu yang masih teregister pada suatu kamar tanpa suatu barang apapun di dalamnya.
DL = Double Lock :
Permintaan tamu ke pihak hotel untuk melakukan double lock sehingga tidak seorangpun dapat masuk ke kamar tersebut.