Bila sales sedang meminta barang atau menanyakan harga dari barang yang akan di jual, si Purchasing lah yang harus mencari harga barang terbaik dan tidak luput pula ketersediaan barang tersebut, karena tidak semua sales butuh barangnya pada hari itu, terkadang butuhnya 2-3 minggu kemudian. karena sales harus membuat quatation dahulu ke customer, bila customer setuju (buka PO) maka Sales akan buka SO (Sales Order) lalu akan di approve oleh atasan dan SO tersebut akan di distribusikan kepada Admin Sales, Gudang, Produksi dan si Sales tersebut. Bila di Gudang ada stock barang maka gudang tidak akan meminta membeli barang tersebut, namun bila stock barang kosong maka gudang akan menginformasikan kepada Purchasing agar barang tersebut dapat dibelikan secepatnya.
Dimana pembelian itu didasarkan oleh beberpa hal, diantaranya :
Kita harus membandingkan harga satu barang dengan yang lainnya, sudah tentu kita harus memilih barang dengan harga yang bagus.
Kualitas barang satu dengan yang lain, kita harus pandai mencari barang dimana dengan harga yang rendah mendapatkan barang yang berkualitas tinggi karena percuma bila barang yang kita dapat dengan harga rendah namun kualitasnya buruk.
Support yang bagus, karena disetiap pembelian kita pasti memerlukan support yang bagus baik itu support dalam membeli suatu barang ataupun support didalam maintenance barang yang kita beli tersebut.
Term Of Payment, atau syarat-syarat pembayarannya karena biasanya disetiap perusahaan bila ingin membeli barang, selalu mencari TOP yang lama atau dapat memberikan jangka waktu didalam pembayarannya, karena bila sistem pembayarannya COD atau CBD maka perusahaan tersebut akan mengalami permasalahan didalam roda perputaran uangnya.
Jadi bila kriteria pencarian diatas dapat terpenuhi semua, maka kita sudah dapat membeli barang sesuai harapan perusahaan, baik dari segi harga, kualitas, support dan juga pembayarannya.
Setelah kita membeli barang tersebut, maka datanglah Invoice atau tagihan ke kita, kalau di perusahaan saya biasanya Purchasinglah yang melengkapi segala syarat untuk dapat diserahkan ke finance agar dibayar tagihannya tersebut, baik dalam melengkapi DO, Tanda Terima, PO, Buat Voucher Keluar, Minta tanda tangan persetujuan ke atasan, sampai memberikan tagihan yang sudah 'lengkap" kepada finance.
Dan bukan sampai itu tugas Purchasing, setelah membeli barang sesuai ketentuan maka Purchasing harus merekap pembeliannya tersebut dan akan dilaporkan kepada Accounting, Audit, dan juga Atasan.
Bila dirinci secara teori maka garis besarnya adalah seperti diatas, namun kalau kita mengalaminya secara langsung maka akan berbeda... :)
Demikian garis besar pekerjaan seorang Purchasing yang saya alami, baik senang maupun duka, kita harus bekerja secara optimal karena atasan kita sudah mempercayakan pekerjaan tersebut kepada kita dan kita tidak boleh mengecewakannya dan harus membayar kepercayaan tersebut dengan bekerja keras.